1. PRÉAMBULE
La présente politique établit les paramètres de confidentialité et de protection des renseignements personnels recueillis par la MRC de Témiscamingue et vise notamment l’utilisation du site Internet de la MRC.
2. OBJECTIF DE LA POLITIQUE
La MRC de Témiscamingue est un organisme public assujetti, notamment, à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, Chapitre A.-2.1) et la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, Chapitre C.-1.1).
Cette politique définit comment la MRC de Témiscamingue (ci-après la MRCT) protège les renseignements personnels ou confidentiels et en précise les normes de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation, de droit d’accès et de rectification.
3. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS
Dans le cadre de ses activités et des services offerts aux citoyens, la MRCT collecte des renseignements personnels par divers moyens, notamment, de vive voix, par écrit et par l’intermédiaire des divers formulaires accessibles sur son site Internet.
La MRCT s’engage à respecter les dispositions, les valeurs et les principes fondamentaux établis par les législations applicables. Les renseignements personnels que la MRCT recueille sont utilisés pour, notamment, traiter les demandes reçues, exercer ses obligations
administratives et légales, identifier une personne, documenter les dossiers, etc.
Elle s’assure de mettre en œuvre ce qui est nécessaire pour garantir la transparence et le respect de la confidentialité des renseignements qui lui sont communiqués pour obtenir les services souhaités.
Les renseignements personnels et confidentiels comprennent toute l’information concernant les individus et permettant de les identifier, à l’exception de ce qui est prévu dans les lois applicables, lesquels sont transmis à la MRCT de façon volontaire par ceux-ci.
4. CONSENTEMENT, COLLECTE ET CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS
En respect des lois applicables, lorsqu’elle recueille des renseignements personnels et confidentiels, la MRCT indique clairement les fins pour lesquelles ils sont recueillis et demande le consentement des utilisateurs pour en faire usage. La MRCT devra obtenir un nouveau
consentement pour utiliser à d’autres fins, des renseignements déjà recueillis.
Les renseignements personnels sont stockés uniquement à des fins de référence, de communication et d’identification. À moins qu’une demande formelle ne soit reçue afin que les données soient supprimées, les renseignements personnels sont stockés pour une période indéfinie.
Nous certifions que les renseignements personnels ne seront pas donnés, prêtés, ni vendus à qui que ce soit et qu’aucune sollicitation abusive ne sera envoyée.
5. SÉCURITÉ DE L’INFORMATION
Les renseignements personnels communiqués à la MRCT peuvent dans certaines circonstances être stockés hors du pays. Dans ce cas, la MRCT mettra tout en œuvre pour garantir un niveau de protection équivalent à celui offert pour les données stockées sur le territoire canadien et
veillera notamment à ce que toutes les exigences légales applicables soient respectées, y compris celles relatives à la protection des données.
La MRCT a mis en place différents moyens pour s’assurer que les renseignements personnels et confidentiels soient protégés contre les risques. Ces moyens comprennent des mesures de sécurité physique, administratives et technologiques qu’elle juge raisonnables compte tenu de la
sensibilité des renseignements personnels et confidentiels collectés ainsi que des méthodes de conservation.
6. LA DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels ne sont conservés que pour la durée nécessaire aux fins pour lesquels ils ont été collectés, sous réserve du calendrier de conservation de la MRCT adopté en vertu de la Loi sur les archives.
Toute personne est invitée à mettre à jour ses renseignements personnels afin que la MRCT dispose de ces renseignements exacts, complets et à jour au moment de les utiliser.
7. RESPONSABILITÉ DE L’UTILISATEUR
En utilisant le site Internet de la MRCT, les utilisateurs confirment avoir lu et compris les présentes conditions d’utilisation et, par conséquent, qu’ils acceptent de s’y conformer ainsi qu’à toute modification qui pourrait y être apportée.
Les utilisateurs s’engagent à tenir à jour les renseignements personnels et sont responsables de l’information qu’il achemine ainsi que du maintien de la confidentialité de ses renseignements.
Les utilisateurs doivent également s’assurer que le système ou l’équipement avec lequel ils transmettent ou reçoivent l’information de la MRCT est suffisamment sécuritaire et ceux-ci doivent faire preuve de vigilance. La MRCT ne peut être tenue responsable d’un accès non autorisé à des renseignements découlant d’une négligence ou des vulnérabilités présentes sur l’équipement ou le système de l’utilisateur.
8. TÉMOINS DE CONNEXION (COOKIES)
La MRCT a recours à des outils d’analyse (tel que Google Analytics) sur son site Internet. Ces outils permettent la collecte, l’analyse, la mesure et la présentation de données sur les visites effectuées, dans le but de comprendre et d’optimiser l’utilisation du site Internet. Les témoins utilisés par la MRCT ne permettent pas de collecter des renseignements personnels au sujet de l’utilisateur. Les utilisateurs peuvent, en tout temps, modifier les paramètres de confidentialité du navigateur afin de bloquer les témoins.
La MRCT utilise ces témoins de connexion afin de comptabiliser, entre autres :
- le nombre de visiteurs;
- les pages les plus consultées;
- les sites référents;
- le pays d’origine des utilisateurs.
9. LIENS VERS D’AUTRES SITES
Le site Internet de la MRCT peut contenir des liens hypertextes vers des sites gérés par des tiers. En activant l’un de ces liens, il est possible que l’utilisateur quitte le site Internet de la MRCT. Dans ce cas, la MRCT n’est pas responsable du contenu de ces sites et n’endosse pas leur contenu. Le fait que les sites de ces tierces soient présentés sur le site de la MRCT ne doit en aucun cas être interprété comme étant une validation de la part de la MRCT et n’engage d’aucune façon sa responsabilité. La MRCT ne peut être tenue responsable des dommages, de quelques natures que ce soit, découlant de la navigation et de l’utilisation de ces sites. Toute plainte au sujet des sites de tierces parties doit être adressée aux administrateurs de ces sites.
10. DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE PAR UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL
Sauf exception, toute personne a le droit d’être informée de l’existence de tout renseignement personnel la concernant et d’en recevoir la communication.
Si un renseignement personnel est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, toute personne concernée peut exiger qu’il soit rectifié ou supprimé.
L’exercice de ces droits se fait en communiquant avec le responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de la MRCT.
11. TRAITEMENT DES PLAINTES RELATIVES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Une personne qui considère que ses renseignements personnels ont été traités de façon inappropriée, ou qui est d’avis que la Loi n’a pas été respectée à son égard, peut déposer une plainte.
Elle peut porter sur la cueillette, la conservation, l’utilisation, la communication ou la destruction des renseignements personnels.
Elle est traitée en toute confidentialité. Les renseignements personnels sont protégés : ils sont accessibles uniquement aux personnes autorisées à les consulter dans l’exercice de leurs fonctions.
La plainte doit être déposée par écrit à :
Me Sami Bdiri
Greffier-trésorier adjoint
21, rue Notre-Dame-de-Lourdes, bureau 209
Ville-Marie (Québec) J9V 1X8
12. ENTRÉE EN VIGEUR
La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le conseil de la MRCT.
